Salpausselän kisat eivät ala silloin, kun ensimmäinen kilpailija asettuu lähtöviivalle. Eivätkä silloin, kun ensimmäiset kaiuttimet nostetaan paikoilleen Lahden Urheilukeskuksessa.
Rajupajalla ne alkavat jo silloin, kun edellinen tapahtuma päättyy. Projektipäällikkömme Antti Lausuja avaa, millainen kokonaisuus Salpausselän kisat ovat teknisen yhteistyökumppanin näkökulmasta.
Kun kisaviikon viimeisetkin rakenteet on purettu ja alue hiljenee, alkaa hiljainen mutta ratkaiseva vaihe: palautteiden läpikäynti, kehityskohteiden tunnistaminen ja seuraavan vuoden ensimmäiset päätökset. Tämä jatkuvuus on yksi syy siihen, miksi Salpausselän kisat eivät ole Rajupajalle vain yksittäinen projekti, vaan vuosittain kehittyvä, jatkuva kokonaisuus.
Syksyn edetessä suunnittelu konkretisoituu. Lokakuussa kalenterit täyttyvät palavereista, joissa linjataan tulevan toteutuksen suuntaa yhdessä asiakkaan ja sisäisten tiimien kanssa. Tammikuun puolivälin jälkeen projekti tiivistyy arjessa konkreettiseksi tekemiseksi ja silloin ollaan jo syvällä yksityiskohdissa.
Kuvat: Matti Huutoniemi
Suunnittelun näkymätön työ
Suurin osa työstä tapahtuu ennen kuin yksikään kaapeli vedetään maastoon. Projektipäällikön työstä valtaosa onkin ennakkotuotantoa; aikataulujen rakentamista, resurssien varmistamista, logistiikan suunnittelua ja kymmenien pienten palasten sovittamista yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi.
Taustalla pyörii myös käytännön arki: majoitukset, ruokailut, pysäköinnit. Asiat, joita kukaan ei näe, mutta joiden on toimittava täydellisesti, jotta kokonaisuus pysyy kasassa. Paikallistuntemus tuo tähän oman etunsa. Kun tuntee alueen ja sen tekijät, oikeat ihmiset löytyvät oikeisiin rooleihin ja se näkyy suoraan työn sujuvuudessa.
Mittakaava konkretisoituu
Kun rakentaminen alkaa, projektin koko tulee näkyväksi.
Kalustoa liikkuu Lahteen useiden rekkojen verran ja sitä levitetään laajalle alueelle latujen varsilta stadionille ja Messukeskuksen VIP-tiloihin. Kyse on monen eri pisteen muodostamasta kokonaisesta tapahtuma-alueesta, joka elää samaan aikaan useassa eri paikassa.
Yksi vaikuttavimmista kokonaisuuksista on äänentoisto. Se ei ole pelkästään kaiuttimia ja kaapeleita, vaan laaja verkko, jossa yhdistyvät valokuitu, Dante-audioverkko ja perinteinen FM-radio. Lopputuloksena on tasainen ja laadukas äänimaailma, joka kantaa koko alueen läpi.
Kuva: Antti Lausuja
Ihmiset tekevät tapahtuman
Vaikka kalusto on merkittävässä roolissa, tapahtuman ydin on aina ihmisissä. Salpausselän kisat työllistävät Rajupajalla laajasti eri tiimejä myynnistä suunnitteluun, varastosta logistiikkaan. Paikan päällä rakentamisen ja purun aikana työskentelee parhaimmillaan kymmeniä ammattilaisia samaan aikaan.
Jokainen heistä on osa kokonaisuutta, jossa pienikin viive voi vaikuttaa seuraavaan vaiheeseen. Siksi työn organisointi ja selkeä johtaminen ovat kriittisiä onnistumisen kannalta.
Ulkotapahtuman realiteetit
Lopputalven vaihteleva sää tuo oman kerroksensa projektiin. Sohjoinen maa, vaihtelevat olosuhteet ja pitkät etäisyydet tekevät fyysisestä työstä raskaampaa. Samalla alueella toimii suuri määrä muitakin toimijoita, joiden kanssa aikataulut ja tilankäyttö on sovitettava yhteen.
Kaiken tämän keskellä tekniikan on toimittava moitteettomasti. Oikein valittu kalusto kestää sateen, lumen ja pakkasen. Sää ei siis ole este, mutta se on tekijä, joka vaatii jatkuvaa huomiointia.
Kuva: Roosa Vilkanen
Tapahtuman aikana suunnitelmat muuttuvat käytännöksi.
Projektipäällikön rooli tiivistyy tapahtuman aikana läsnäoloon: tilanteiden lukemiseen, nopeaan reagointiin ja jatkuvaan viestintään. Päivä koostuu kymmenistä pienistä päätöksistä, joilla varmistetaan, että kokonaisuus pysyy hallinnassa.
Samalla rooli toimii siltana asiakkaan ja teknisen tiimin välillä. Tarpeet käännetään konkreettisiksi toimenpiteiksi, ja viesti kulkee molempiin suuntiin selkeästi myös paineen alla. Usein projektipäällikkö on se yksi numero, johon soitetaan, kun tarvitaan vastaus mihin tahansa.
Kun kaikki toimii, sitä ei huomaa
Teknisesti onnistunut tapahtuma näyttää katsojan silmissä vaivattomalta.
Ääni kuuluu, kuva näkyy, ohjelma etenee ja tunnelma kantaa. Juuri se on onnistumisen merkki, kun tekniikka tukee kokemusta ilman, että se nousee keskiöön.
Kulissien takana onnistumista mitataan monella tavalla: laadulla, tehokkuudella, työntekijäkokemuksella ja lopulta myös kannattavuudella.
Jos koko projektin pitäisi tiivistää yhteen sanaan, se olisi:
laaja-alainen.
Salpausselän kisat yhdistävät Rajupajalla useita toimipisteitä, laajan kaluston ja suuren joukon osaajia. Jokainen projekti rakentuu edellisen päälle hieman parempana ja hieman sujuvampana.
Lopulta juuri siitä on kyse: jatkuvasta kehittämisestä, yhteistyöstä ja siitä, että suuri kokonaisuus toimii saumattomasti yhteen.
