Yrityksen pikkujoulut onnistuvat parhaiten, kun tila, ohjelma, somistus ja tapahtumatekniikka suunnitellaan yhtenä kokonaisuutena. Oli kyseessä pienemmän tiimin illanvietto tai suuremmat firman pikkujoulut, kokonaisuus ratkaisee enemmän kuin yksittäiset ohjelmanumerot. Hyvä juhla ei vaadi ohjelmanumeroa jokaiseen väliin. Usein toimiva tilajako, harkittu valaistus, selkeä ääni ja illan mukaan muuttuva tunnelma tekevät suuremman vaikutuksen.
Artikkelikuva: Jukka Koskinen
Yrityksen pikkujoulujen suunnittelu alkaa tavoitteesta
Ennen juhlatilan somistamista tai esiintyjien varaamista kannattaa määritellä, millaista iltaa ollaan järjestämässä. Onko tavoitteena rauhallinen kiitos henkilöstölle, näyttävä vuoden päätös vai illallinen, joka muuttuu loppuillasta tanssijuhlaksi? Monet samat suunnitteluperiaatteet toimivat yhtä hyvin myös vuosijuhlissa, merkkipäivissä ja muissa yritysjuhlissa.
Suunnittelun lähtökohdiksi kannattaa kirjata ainakin:
- osallistujamäärä
- käytettävä tila
- illan ohjelma ja aikataulu
- ruokailun toteutustapa
- toivottu tunnelma
- ääni-, valo- ja kuvatekniikan tarpeet.
Kun isot linjat ovat selvillä, tekniikkaa ja visuaalista ilmettä ei tarvitse lisätä juhlaan jälkikäteen irrallisina osina. Ne voidaan suunnitella tukemaan illan kulkua alusta lähtien.
Pikkujoulut alkavat tilasta
Hyvä juhlatila antaa toteutukselle vahvan lähtökohdan, mutta myös tuttu tuotanto-, varasto- tai teollisuustila voidaan muuttaa yhden illan ajaksi juhlaympäristöksi. Tilan ei tarvitse yrittää näyttää joltain aivan muulta. Sen kiinnostavimmat rakenteet voidaan ottaa osaksi juhlan ilmettä.
Kangassomisteilla voidaan rajata suurta tilaa, pehmentää pintoja ja rakentaa taustoja esimerkiksi lavalle tai illallispöytien ympärille. Tapahtumiin suunnitellulla valaistuksella voidaan puolestaan korostaa seinäpintoja, pylväitä, yrityksen värejä ja illan tärkeimpiä alueita.
Tavoitteena on ohjata katse sinne, missä tapahtuu: sisääntuloon, pöytiin, lavalle, seurustelualueelle tai tanssilattialle. Rajupajan visuaalisessa tilasuunnittelussa valaistus, näyttöpinnat, kalusteet, rakenteet ja somistus voidaan suunnitella samaksi kokonaisuudeksi.
Rakenna tilaan erilaisia tunnelma-alueita
Kaikki eivät halua viettää pikkujouluja samalla tavalla. Yksi suuntaa tanssilattialle heti tilaisuuden tullen, kun taas toinen vaihtaa mieluummin kuulumisia rauhallisemmassa nurkkauksessa. Suureenkin tilaan voidaan rakentaa toisistaan erottuvia alueita kalusteiden sijoittelulla, kankailla, somistuksella ja valaistuksella. Keskelle voidaan sijoittaa illallispöydät, yhdelle puolelle seurustelualue ja toiselle tanssilattia.
Tilajaon suunnittelussa kannattaa huomioida myös käytännön liikkuminen. Vieraiden pitäisi löytää luontevasti sisääntulosta ruokailuun, ohjelman äärelle ja illan muihin tiloihin ilman, että reitit risteilevät hankalasti.
Anna tunnelman muuttua illan mukana
Yrityksen pikkujoulut voivat alkaa rauhallisesti ilman, että koko illan tarvitsee pysyä hillittynä. Alkuillasta lämmin tapahtumavalaistus ja maltillinen taustamusiikki tukevat ruokailua ja keskustelua. Myöhemmin valojen rytmiä ja tilan painopistettä voidaan muuttaa, kun bändi tai DJ aloittaa ja tanssilattia otetaan käyttöön.
Tilan muutos toimii parhaiten silloin, kun se on suunniteltu etukäteen. Näin sama tila voi tuntua ensin juhlavaltа illallisympäristöltä ja myöhemmin keikkapaikalta ilman pitkää järjestelytaukoa.
Äänentoisto palvelee koko iltaa
Pikkujoulujen äänentoistoa ei suunnitella vain tanssilattiaa varten. Tervetulotoivotusten, palkitsemisten, puheiden ja esiintyjien pitää kuulua selkeästi eri puolille tilaa.
Ruokailun aikana taustamusiikin tulisi täydentää tunnelmaa ilman, että pöydässä täytyy korottaa ääntä. Tapahtuman äänitekniikka mitoitetaan tapahtuman sisällön, tilan ominaisuuksien ja yleisöalueiden mukaan. Rajupajan äänitekniikan suunnittelussa painotetaan äänen selkeyttä, tasaisuutta ja tilaan sopivaa peittoa.
Tee kuluneesta vuodesta osa juhlaa
Pikkujoulujen teema voi löytyä suoraan yrityksen omasta vuodesta. Näyttöpinnoilla, LED-seinällä tai projisoinneissa voidaan esittää valikoituja kuvia, videoita ja henkilöstön kiitoksia. Raskasta vuosikatsausta ei tarvita. Muutama hyvin valittu hetki kertoo usein enemmän kuin pitkä esitys. Sisältö voi nostaa esiin onnistumisia, kulissien takaisia tilanteita ja ihmisiä projektien takana. Sama lähestymistapa toimii hyvin myös yritysten vuosijuhlissa, merkkipäivissä ja muissa henkilöstöjuhlissa, joissa yrityksen tarinaa, saavutuksia ja yhteisiä kokemuksia halutaan tuoda osaksi juhlaa ilman raskasta yritysesitystä.
Kuva: Jukka Koskinen
Aloita pikkujoulujen järjestäminen ajoissa
Pikkujoulujen suunnitteluun kannattaa varata vähintään pari kuukautta ja suurempiin toteutuksiin enemmän aikaa. Ajoissa aloittaminen antaa enemmän vaihtoehtoja tilan, esiintyjien ja teknisen toteutuksen suunnitteluun.
Tapahtumakumppanille kannattaa kertoa mahdollisimman varhain tila, osallistujamäärä, ohjelmarunko ja tavoiteltu tunnelma. Näiden perusteella valaistus, somistus, lava, ääni ja kuvatekniikka voidaan sovittaa samaan kokonaisuuteen. Rajupajalta yritystapahtumaan voidaan yhdistää ääni-, valo-, lava-, striimaus-, kaluste- ja somistuspalvelut saman toteutuksen alle.
Jaa somessa!
