Tapahtuman tekninen toteutus on vain yksi, mutta äärimmäisen tärkeä osa-alue onnistuneen tapahtuman järjestämisessä. Teknisessä suunnittelussa on otettava huomioon useita tekijöitä, kuten tapahtuman tyyppi ja luonne, yleisömäärä sekä esiintyjiin ja tilaan liittyvät tarpeet ja rajoitukset.
Uudessa “Tapahtumien taustalla” -juttusarjassamme annamme puheenvuoron rautaisille ammattilaisillemme. He kertovat teille tapahtumien järjestämisestä ja siihen liittyvistä toimenpiteistä sekä kalustostamme pintaa syvemmältä.
Tässä jutussa annamme puheenvuoron projektipäälliköllemme Hanna Suomiselle, joka avaa meille projektipäällikön toimenkuvaa hiukan tarkemmin.
Projektipäällikkö toimii tapahtumassa asiakkaan ja teknisen henkilöstön välisenä yhteyshenkilönä ja toimenkuva käsittää hyvin laajasti erilaisia työtehtäviä. Projektipäällikkö astuu tapahtuman toteutukseen mukaan jo heti alkuvaiheessa, kun projekti on asiakkaan toimesta vahvistettu. Tapahtuman suuruusluokka määrittää osallistuuko projektipäällikkö mukaan ennakkovalmisteluihin viikkoja tai jopa vuotta ennen tapahtumaa.
Projektipäällikkö selvittää ensin yhdessä vastuumyyjän kanssa millaisesta tapahtumasta on kyse, mitä tekniikkaa tapahtumassa tarvitaan ja samalla kartoitetaan myös henkilöstövaatimukset; kuinka paljon teknistä henkilöstöä tarvitaan ja millaista osaamista heiltä vaaditaan. Sisäisissä tuotantopalavereissa työryhmä miettii tarkasti kaikki tapahtumaan liittyvät yksityiskohdat, kuten esimerkiksi lainsäädännölliset lupa-asiat, tarvittavat suojavarusteet, logistiikan ja henkilöstön ruokailut ja tauot.
Asiakkaan kanssa käydään läpi tapahtumat pääkohdat, kuten osallistujien määrä, tapahtuman kesto ja sijainti, aikataulutukset, sekä lavan ja tekniikan sijoittelu. Pääkohtien jälkeen projektipäällikkö huomioi pienempiä yksityiskohtia, kuten esimerkiksi mistä tekniikalle saadaan sähköt. Ulkotapahtumassa säätilat ja niiden mahdolliset muutokset ovat huomioon otettavien asioiden listalla. Käytännössä projektipäällikön on tunnettava tapahtuma ja kaikki siihen liittyvät yksityiskohdat läpikotaisin, jotta hän voi toimia linkkinä tapahtuman järjestäjän ja teknisen henkilöstön välillä.
Hanna on toiminut Rajupajan projektipäällikkönä The SHIFT – Business Festivalilla jo useamman vuoden ajan ja hän tunteekin tapahtuman läpikotaisin.
Tänä vuonna tapahtuman päälava oli sijoitettu samaan paikkaan kuin edellisenä vuonna, mutta sen lisäksi tapahtuma-alueelle pystytettiin valtava teltta mahdollisen sateen varalta. Projektipäällikkönä Hanna organisoi teltan tilauksen ja huomioi varsinaista tapahtumaa edeltävät rakennusaikataulut, jotta pystytys tapahtuisi mahdollisimman sujuvasti ja ennen kaikkea turvallisesti.
Hanna organisoi Rajupajan päässä kaikki tapahtumaan liittyvät tekniikka- ja kalustetilaukset, myös tapahtuman kumppanipisteille. Päivätapahtumassa Hanna toimi Rajupajan ensimmäisenä kontaktina ja varmisti että kaikki toimi paikan paikan päällä kuten oli suunniteltu.
Iltajuhlassa Hannan tehtävänä oli toimia stage managerin roolissa eli “stagemanuna”, jolloin hän huolehti esimerkiksi artistien erityisistä rider-tarpeista, bäkkäreistä, artistien kulkemisista lavalle ja pois, sekä toimi artistin edustajan ja tekniikan välisenä kontaktina mm. aikataulun suhteen.
Hanna kertoo, että parasta hänen työssään on nähdä onnistuneen tapahtuman aikana, kun osallistujat nauttivat. Siitä tietää, että kaikki on sujunut hyvin. Hän rakastaa tehdä asiakkaiden kanssa yhdessä hommia ja pallotella ideoita puolin ja toisin. Työ on kaiken kaikkiaan monipuolista ja todella vaihtelevaa.
Työssään tärkeitä ominaisuuksia hänen mielestään ovat hyvä paineensieto- ja mukautumiskyky, koska aina tulee yllätyksiä ja muutoksia. On kyettävä pitämään monia lankoja samanaikaisesti kädessä ja osattava tehdä nopeita ratkaisuja ja päätöksiä. Työtä tehdään aina ihmisten kanssa, joten sosiaaliset taidot ja asiakaspalveluhenkisyys korostuvat tässä työssä. Mikäli alalle on aitoa mielenkiintoa, pääsee mukaan useita eri reittejä esimerkiksi lähtemällä vapaaehtoiseksi tai pyrkimällä freelancerina apukädeksi.
